Per-rollam hlasování se hodí tam, kde SVJ potřebuje rozhodnout konkrétní otázku a svolání shromáždění by bylo pomalé nebo neefektivní. Typicky jde o rozpočet, opravy, schválení smlouvy, změnu záloh nebo technické rozhodnutí, které má jasně formulované varianty.
Začněte stanovami a přesným návrhem
První kontrola patří stanovám. Výbor by měl ověřit, zda stanovy per-rollam postup umožňují, jaké stanoví lhůty, jak se doručují podklady a jak se počítá většina. Teprve potom má smysl připravit samotný návrh usnesení.
Návrh musí být konkrétní. Vlastník má vědět, o čem hlasuje, jaké má varianty a jaké důsledky rozhodnutí přinese. Pokud rozhodnutí schvaluje investici, přiložte rozpočet, nabídky a jednoduché shrnutí dopadu na platby.
Doručení a identita hlasujícího
U per-rollam hlasování je klíčové prokázat, komu byla výzva doručena, kdy běžela lhůta a kdo hlas odevzdal. U elektronického postupu proto nestačí jen anonymní kliknutí v dotazníku. Systém by měl zaznamenat vlastníka, jednotku, čas hlasování, zvolenou variantu a způsob ověření.
Kvórum počítejte podle podílů
V SVJ se výsledek obvykle nepočítá podle počtu lidí, ale podle spoluvlastnických podílů. Před spuštěním hlasování si proto zkontrolujte aktuální vlastníky, jednotky, podíly a případné plné moci nebo společné zástupce.
Pokud se během přípravy změnil vlastník jednotky, výbor by měl mít jasno, koho obesílá a kdo má právo hlasovat. To je důvod, proč se vyplatí navázat rozhodovací modul na evidenci vlastníků a změny v katastru.
Po skončení vytvořte neměnný protokol
Výsledek hlasování má být dohledatelný i po měsících. Protokol by měl obsahovat znění usnesení, seznam hlasujících jednotek, podíly, výsledek, čas uzavření a auditní stopu. U citlivějších rozhodnutí je vhodné protokol technicky podepsat, aby bylo vidět, že se po uzavření nezměnil.
Praktický kontrolní seznam
- Ověřte, že stanovy umožňují rozhodování mimo shromáždění.
- Připravte jednoznačné znění usnesení a všechny přílohy.
- Zkontrolujte vlastníky, podíly, zástupce a plné moci.
- Nastavte lhůtu a průkazný způsob doručení výzvy.
- Zaznamenejte identitu hlasujícího, čas, jednotku a hlas.
- Po uzavření uložte protokol v neměnné podobě.
Dobře připravené per-rollam hlasování není jen technická funkce. Je to proces, který musí obstát před vlastníky, správcem, právníkem i případnou kontrolou. Portál má výboru pomoci hlavně v tom, aby nemusel skládat důkazy ručně z e-mailů, tabulek a neúplných příloh.